Digitalisasi Dokumen Untuk UKM Dan Industri Kecil

Digitalisasi Dokumen Untuk UKM Dan Industri Kecil

UKM dan industri kecil saat ini menjadi bentuk usaha yang paling cepat berkembang. Kemajuan ekonomi serta banyak faktor eksternal lain – termasuk meningkatnya daya beli masyarakat – turut mendukung kemajuan  usaha kecil di Indonesia.

Tentunya ada banyak faktor yang turut menentukan suksesnya sebuah usaha kecil. Dokumentasi yang baik serta kemampuan untuk memenuhi permintaan secara tepat sering disebut sebagai dua faktor yang penting diperhatikan pemilik UKM dan usaha kecil.

Berbicara mengenai dokumentasi di sebuah usaha, pengelolaan dokumen dengan baik tentunya dapat mendukung operasi usaha itu sendiri.

Ada banyak dokumen yang harus dikelola sebuah usaha kecil, mulai dari Purchase Order atau perintah pembelian hingga ke tagihan dan bukti pembayaran. Menariknya, semakin banyak UKM dan usaha kecil di Indonesia yang melakukan digitalisasi dokumen-dokumen usaha mereka karena beberapa alasan.

Mudahnya Digitalisasi Dokumen

Mengubah dokumen cetak menjadi arsip digital saat ini dapat dilakukan dengan mudah.

Produk scanner (mesin pindai) yang ditujukan untuk pengguna rumahan dan usaha kecil sudah mampu menghadirkan fitur-fitur yang dibutuhkan untuk melakukan digitalisasi dokumen secara efisien.

Dengan scanner dokumen dapat dipindai dengan mudah. Dokumen seperti tagihan dan faktur pajak dapat dipindai secara otomatis menjadi file digital yang dapat disunting.

Tidak hanya itu, scanner juga mendukung beragam format dokumen yang berbeda, termasuk kartu nama dan dokumen yang dicetak di ukuran kertas yang tidak standar.

Scanner juga memungkinkan Anda memindai dokumen dan langsung menyimpannya ke media penyimpanan seperti USB flash drive. Tidak perlu lagi menghubungkan scanner ini dengan komputer.

Penghematan Biaya Penyimpanan

Arsip adalah hal penting bagi usaha, khususnya usaha kecil dan menengah.

Hal-hal seperti pemeriksaan pajak dan akuntansi serta pengecekan pesanan dan tagihan dapat dilakukan dengan lebih mudah jika semua bagian dari proses bisnis suatu UKM tersimpan dengan rapi. Dalam hal ini, menyimpan dokumen sebagai arsip digital jelas jauh lebih murah dibanding menyimpan dokumen cetak.

1.000 lembar dokumen-dokumen, misalnya, membutuhkan setidaknya satu laci penyimpanan. Bayangkan jika Anda harus menyimpan arsip operasi usaha Anda selama lebih dari 5 tahun; ada berapa banyak lembar kertas yang harus disimpan?

Biaya ini terus bertambah ketika Anda mempertimbangkan area kantor yang terpakai untuk penyimpanan dokumen, lemari yang harus disediakan, dan biaya-biaya lainnya. Belum lagi ada risiko kerusakan ketika ruangan tempat penyimpanan lembab atau dokumen yang disimpan diserang rayap.

Di sisi lain, dokumen digital tidak memerlukan biaya besar untuk disimpan dalam jangka waktu lama. Satu lembar dokumen rata-rata memiliki ukuran 100 KB. Ini berarti Anda hanya membutuhkan media penyimpanan dengan kapasitas 128 MB untuk menyimpan 1.000 lembar dokumen.

Tidak ada biaya tambahan lain yang perlu dikhawatirkan. Anda bahkan dapat menyimpan beberapa salinan untuk keamanan maksimal.

Kemudahan Pencarian

Pernahkah Anda harus mencari sebuah dokumen dari tumpukan ribuan lembar dokumen yang sudah tersimpan lama? Mencari dokumen tertentu dari arsip terkadang jadi permasalahan yang sulit dipecahkan. Hal ini juga diperkuat minimnya solusi manajemen arsip yang berbiaya rendah dan cocok untuk usaha kecil dan menengah.

Untungnya, masalah ini dapat dipecahkan dengan mudah ketika arsip usaha Anda tersimpan secara digital. Anda dapat menggunakan parameter seperti tanggal, kata kunci tertentu (misalnya nama klien atau produk yang dijual), dan kategori dokumen yang dicari. Proses pencarian dapat diselesaikan dalam hitungan detik. Anda bahkan tidak perlu perangkat lunak khusus untuk mengelola arsip digital Anda, meskipun ada banyak solusi yang kini tersedia secara gratis.

Keuntungan lain dari arsip digital adalah pencarian berdasarkan isi dokumen. Scanner memiliki fitur yang bernama OCR atau Optical Character Recognition.

Fitur ini memungkinkan dokumen yang dipindai disimpan sebagai dokumen, bukan sebagai gambar. Anda dapat melakukan penyuntingan atau mencari dokumen tertentu berdasarkan kata-kata di dalamnya, sama seperti ketika Anda mencari dokumen yang memang dibuat secara digital.

Bermigrasi Ke Cloud

Satu keuntungan terakhir yang tidak boleh dilewatkan adalah mudahnya memindahkan arsip digital Anda ke cloud atau media penyimpanan online lainnya. Dengan ukuran file yang kecil, tidak sulit untuk menyimpan seluruh dokumen usaha Anda di server yang terhubung dengan jaringan internet.

Ketika dokumen-dokumen tadi sudah tersimpan di cloud, Anda juga dapat dengan mudah mengakses arsip Anda dari mana saja selama terhubung ke jaringan internet.

Dengan begitu banyak keuntungan yang ditawarkan, tidak ada alasan untuk tidak mulai mengkonversi arsip cetak milik usaha kecil Anda ke dalam bentuk digital.

 

Referensi tribunnews.com

About Yusdi UKM

UKM Riau - Portal Media Informasi, Info Peluang Usaha, Bisnis UKM Riau Dan Direktori UKM Pekanbaru Riau Berbasis MEA